KI entwickelt sich schneller als jedes Schulungsmaterial. Was heute aktuell ist, kann in sechs Monaten überholt sein. Betrachten Sie diese Übersicht als Momentaufnahme — die dahinterliegenden Prinzipien (den Auftrag klar geben, Daten schützen, Ergebnis prüfen) bleiben auch dann gültig, wenn neue Tools auf den Markt kommen.
Der Markt auf einen Blick
Alle genannten Tools haben eine kostenlose Einstiegsstufe. Für den dienstlichen Dauereinsatz empfiehlt sich jeweils die Business-Version — sie bietet besseren Datenschutz und einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Konkrete Preise und Tarifnamen ändern sich laufend; aktuelle Konditionen bitte beim Anbieter prüfen.
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| Tool | Anbieter | Besondere Stärke | Für AWO besonders geeignet für | Lizenzmodell |
|---|---|---|---|---|
| ChatGPT | OpenAI (USA) | Universell, sehr bekannt, riesiges Nutzernetz | Texte aller Art, Berichte, Vorlagen, Brainstorming | Kostenlos Bezahl- & Business-Tarife |
| Claude | Anthropic (USA) | Lange Texte, Analyse, differenziertes Schreiben | Qualitätsberichte, Konzepte, Leitlinien — Texte mit Tiefe | Kostenlos Bezahl- & Business-Tarife |
| Gemini | Google (USA) | Google-Workspace-Integration, aktuelle Websuche | Wer Gmail / Google Docs nutzt — nahtlose Einbindung | Kostenlos Bezahl- & Business-Tarife |
| Microsoft Copilot | Microsoft (USA) | In Word, Outlook, Teams integriert | Protokolle in Teams, Mails in Outlook, Dokumente in Word | Copilot Chat oft in M365 Business enthalten M365 Copilot als Zusatzlizenz |
| NotebookLM | Google (USA) | Eigene Dokumente hochladen und per KI befragen | Förderrichtlinien, Gesetze, eigene Konzepte durchsuchbar machen — interne Unterlagen nur über das dienstliche Konto | Kostenlos im Google Workspace |
| Perplexity | Perplexity AI (USA) | KI-Suche mit zitierten Quellen | Recherche zu Förderprogrammen, Gesetzen, Fachthemen | Kostenlos Bezahl- & Business-Tarife |
| Mistral | Mistral AI (Frankreich 🇫🇷) | Europäischer Anbieter, Server in der EU, offene Modelle auch lokal betreibbar | Einrichtungen, die einen EU-Anbieter bevorzugen — dienstlich nur als Business-Version mit AVV | Kostenlos Bezahl- & Business-Tarife EU-Anbieter |
| duck.ai | DuckDuckGo (USA) | Kein Konto nötig; laut Anbieter anonymisiert weitergeleitet, kein Training, nur kurzzeitige Speicherung bei den Modellanbietern | Ausprobieren ohne Registrierung — nur mit Übungstexten, ohne dienstliche oder personenbezogene Daten | Kostenlos |
Näher betrachtet
Vier Tools, die für Führungskräfte in AWO-Einrichtungen besonders relevant sind — mit konkreten Anwendungsszenarien.
Google · kostenlos oder im Google-Workspace-Konto
NotebookLM ist kein allgemeiner Chatbot — es arbeitet ausschließlich mit den Dokumenten, die Sie selbst hochladen. Sie laden Ihre Konzepte, Leitlinien, Qualitätsberichte oder Protokolle hoch, und die KI beantwortet Fragen auf Basis dieser Quellen — mit Verweis auf die Fundstelle. Das senkt das Risiko erfundener Fakten deutlich; ein Blick in die Quelle bleibt trotzdem Pflicht.
Typische Anwendungen in der AWO:
NotebookLM kann aus Unterlagen auch Lernkarten, Übersichten und kurze Erklärungen erstellen — praktisch, um neue Mitarbeiter mit Leitlinien und Konzepten vertraut zu machen.
Mit einem privaten Google-Konto gibt es keinen Auftragsverarbeitungsvertrag — dann nur öffentlich verfügbare Dokumente hochladen. Interne Konzepte und Prozessbeschreibungen ohne Personenbezug nur über ein vom Haus freigegebenes Workspace-Konto. Klientendaten, Fallbeschreibungen und Protokolle mit Namen gehören in keinem Fall hinein.
Microsoft · In M365 enthalten
Wer Microsoft 365 nutzt — also Word, Outlook, Teams — hat Copilot oft bereits im Abonnement oder kann es dazubuchen. Der entscheidende Vorteil: keine neue App, kein neues Tool. Die KI arbeitet dort, wo die Arbeit bereits stattfindet.
Nur mit dem dienstlichen Microsoft-Konto nutzen (erkennbar am Schild-Symbol „geschützt“) — mit einem Privatkonto landen Sie in der Verbraucherversion. Microsoft verarbeitet überwiegend in der EU, mit Ausnahmen etwa bei der Websuche; ein AVV ist im Business-Abo enthalten. Trotzdem: Keine Klientendaten und nichts, was der Schweigepflicht unterliegt. Die Einführung ist in der Regel mitbestimmungspflichtig — den Betriebsrat früh einbinden (siehe Modul 07).
Perplexity AI · Kostenlos
Perplexity ist eine KI-gestützte Suchmaschine: Statt einer Liste von Links liefert sie eine strukturierte Antwort — und zeigt direkt an, aus welchen Quellen die Information stammt. Ideal, wenn man nicht nur eine Antwort möchte, sondern wissen will, woher sie kommt.
DuckDuckGo · Kostenlos · Kein Konto
duck.ai ist kein eigenes KI-Modell, sondern eine datenschutzfreundliche Oberfläche, die Zugang zu mehreren Modellen bietet (ChatGPT, Claude, Mistral u. a.) — ohne Konto. Laut Anbieter werden Anfragen anonymisiert weitergeleitet, nicht für das Training verwendet und bei den Modellanbietern nur kurzzeitig gespeichert. Die Texte gehen aber trotzdem an die jeweiligen KI-Anbieter, und es gibt keinen Auftragsverarbeitungsvertrag. Ideal für erste Versuche und für Situationen, in denen man schnell etwas ausprobieren möchte, ohne sich zu registrieren.
Für die ersten Schritte in der Schulung ist duck.ai ideal: kein Konto, kein Abo, sofort startklar. Geübt wird mit ausgedachten Beispielen — echte dienstliche oder personenbezogene Daten gehören auch hier nicht hinein.
Sicher arbeiten
Nicht alle Tools sind gleich — Serverstandort, Datenverwendung und Vertragslage machen den Unterschied.
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| Kriterium | Kostenlose Privat-Version | Kostenpflichtige Business-Version |
|---|---|---|
| Daten werden für KI-Training genutzt | Oft ja (Widerspruch meist möglich) | Nein (vertraglich ausgeschlossen) |
| Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) möglich | Nein | Ja |
| Serverstandort Europa | Teilweise (je nach Tool) | Meist wählbar (z. B. Microsoft, Mistral) |
| Für berufliche Nutzung empfohlen | Mit Vorsicht / für Entwürfe | Ja |
Französischer Anbieter, Server in der EU, AVV in den Business-Tarifen. Für Einrichtungen mit hohen Datenschutzanforderungen eine ernstzunehmende Alternative zu US-Anbietern.
AVV verfügbar, europäische Rechenzentren, bekannte Compliance-Strukturen. Für Einrichtungen, die bereits M365 nutzen, die naheliegendste Lösung.
Kein Konto, laut Anbieter kein Training und nur kurzzeitige Speicherung. Gut für niedrigschwelliges Ausprobieren — aber ohne AVV und daher nicht für dienstliche oder personenbezogene Daten.
Offene Modelle (z. B. von Mistral oder Meta) lassen sich auf leistungsfähigen Rechnern komplett lokal betreiben — ohne dass Daten das Haus verlassen. Für Einrichtungen ohne eigene IT ist das derzeit noch keine Alltagslösung.
Entscheidungshilfe
Kein Tool kann alles gleich gut. Diese Übersicht hilft bei der schnellen Zuordnung.
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| Aufgabe | Empfohlenes Tool | Warum |
|---|---|---|
| Sachbericht, Förderantrag, Brief schreiben | ChatGPT oder Claude | Stärke beim Verfassen und Strukturieren langer Texte — als freigegebene Business-Version |
| Schnell etwas ausprobieren, ohne Konto | duck.ai | Sofort startklar — nur mit Übungstexten |
| Eigene Dokumente durchsuchen und befragen | NotebookLM | Antwortet nur auf Basis Ihrer eigenen Unterlagen |
| Mails, Protokolle, Dokumente direkt in Office | Microsoft Copilot | Integration in bestehende Tools ohne Wechsel |
| Recherche mit Quellenangaben | Perplexity | Zeigt Quellen an — die Sie trotzdem selbst öffnen und prüfen |
| EU-Anbieter bevorzugt (Klientendaten auch hier nicht) | Mistral | Europäischer Anbieter, Server in der EU, AVV im Business-Tarif |
| Besprechung zusammenfassen und protokollieren | Microsoft Copilot in Teams | Direkte Integration — Aufzeichnung nur mit Betriebsvereinbarung, nie bei Fallbezug |
| Wiederkehrende Verwaltungsabläufe automatisieren | Workflow-Tools / KI-Agenten | Erst Prozesse klären, dann automatisieren — Einordnung in Modul 07 |
Es lohnt sich nicht, alle Tools gleichzeitig auszuprobieren. Wählen Sie eines, das zu Ihrer Infrastruktur passt — und lernen Sie es wirklich kennen. Die Prinzipien (den Auftrag klar geben, Daten schützen, Ergebnis prüfen) funktionieren in jedem Tool gleich. Wer ein Tool beherrscht, findet sich in jedem anderen schnell zurecht.