Der Unterschied liegt in der Frage
KI antwortet auf das, was Sie fragen — nicht auf das, was Sie meinen. Je mehr Kontext Sie liefern, desto besser der Entwurf. Ein vager Prompt führt zu einer vagen Antwort: Da KI auf Basis von Wahrscheinlichkeiten arbeitet, landet sie ohne klare Vorgabe beim statistischen Durchschnitt — und Durchschnitt ist Mittelmaß.
„Schreib einen Bericht über unsere Beratungsstelle.“
Ergebnis: Generischer Text ohne Bezug zu Ihrer Einrichtung, der komplett überarbeitet werden muss.
„Ich brauche einen Sachbericht für [Zeitraum] für unsere Schwangerenberatungsstelle. Wofür: Er geht an den Landkreis und soll zeigen, dass der Bedarf gestiegen ist. Material: [Ihre Stichpunkte]. Grenzen: sachlich, keine Fallgeschichten. Fertig ist es, wenn eine Seite steht.“
Ergebnis: ein brauchbarer Entwurf, den Sie nur noch prüfen und anpassen.
Alle Vorlagen auf dieser Seite folgen demselben Schema wie der Delegations-Auftrag in Modul 01 — fünf Fragen, in jedem Tool gleich:
Welches Ergebnis soll entstehen — Bericht, Brief, Gliederung, Tabelle?
„Ich brauche einen Sachbericht für das Jahr [Jahr] …“Für wen ist der Text, und was soll danach passieren? Das Wofür hilft der KI mehr als jede Einzelanweisung.
„Er geht an den Zuwendungsgeber und soll zeigen, dass die Außensprechstunde gebraucht wird.“Ausgangslage, Stichpunkte, eigene Vorlagen — Zahlen und Entwicklungen, keine Namen oder Fallgeschichten.
„Material: 18 % mehr Beratungen als im Vorjahr, Wartezeit von drei auf fünf Wochen gestiegen, neue Außensprechstunde.“Ton, was nicht passieren darf — mit Begründung. Bei Berichten und Anträgen immer: keine erfundenen Zahlen.
„Sachlich, keine Fallgeschichten, weil der Bericht veröffentlicht wird. Erfinde keine Zahlen — wo ein Beleg nötig ist, setze [BELEG].“Länge, Gliederung — und was ausdrücklich nicht dazugehört.
„Fertig ist es, wenn eine DIN-A4-Seite mit Zwischenüberschriften steht. Keine Einleitung über die AWO allgemein.“Eine Rollenzeile („Du bist erfahrene Leitung einer Beratungsstelle …“) können Sie voranstellen — sie hilft beim Ton, ist aber weniger wichtig als das Wofür. Und: Die KI wird geduzt, das ist bei allen Tools so üblich.
Fertig zum Kopieren
Vorlagen für die häufigsten Berichtspflichten. Stichpunkte in Klammern durch eigene Daten ersetzen.
Keine echten Klienten- oder Mitarbeiterdaten in den Prompt eingeben. Stichpunkte zu Zahlen, Projekten und Entwicklungen sind in Ordnung. Mehr dazu in Modul 03 – Datenschutz.
Besprechungen dokumentieren
Aus rohen Notizen ein sauberes Protokoll — in Minuten statt einer Stunde.
Nach außen kommunizieren
Pressetext zur Aktionswoche, Flyer für die Außensprechstunde, Infoblatt in einfacher Sprache — Texte, die oft liegen bleiben. Die KI liefert den Entwurf, Sie prüfen und geben frei.
Personalarbeit
Gerade bei Personaltexten lohnt es sich, dazuzusagen, worauf es ankommt — etwa: „Wir finden kaum Bewerbungen, die Anzeige soll vor allem Quereinsteiger ansprechen.“ Und: Bewerbungen, Zeugnisse oder Beurteilungen mit Namen gehören nicht in die KI — nur Muster ohne Personenbezug.
KI formuliert Absagen gerne wertschätzend und ausführlich — weil das statistisch so klingt wie eine „gute Absage“. Rechtlich kann genau das zum Problem werden: Detaillierte Begründungen bieten Angriffsfläche für Klagen nach dem AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz). Was KI nicht weiß: Manchmal ist eine kurze, sachliche Absage ohne Begründung die klügere Wahl. Diese Abwägung — ausführlich und herzlich oder kurz und rechtssicher — kann KI nicht treffen, wenn Sie es ihr nicht sagen. Prüfen Sie Absagen deshalb immer mit dem Blick: Stehe ich zu jedem Satz, wenn dieser vor Gericht liegt? Die Vorlage oben ist deshalb bewusst kurz gehalten.