Teamführung mit KI | AWO-OPR KI-Schulung

Bestehende Unterlagen modernisieren

Einarbeitungsunterlagen überarbeiten & aktuell halten

Einarbeitungspläne existieren in den meisten Einrichtungen — aber sie veralten. Neue Tarifverträge, geänderte Abläufe, neue Stellen. KI kann bestehende Unterlagen analysieren, Lücken benennen und auf aktuellem Stand bringen — in Minuten statt Stunden.

KI als kritischer Leser

Geben Sie der KI Ihren bestehenden Plan und fragen Sie gezielt: Was fehlt? Was ist unklar? Passt das noch zu unseren aktuellen Abläufen und tariflichen Regelungen? — Sie bekommen einen strukturierten Überblick über Schwachstellen, ohne selbst jede Zeile neu denken zu müssen.

Plan analysieren

Bestehenden Einarbeitungsplan auf Vollständigkeit, Lücken und veraltete Inhalte prüfen lassen.

Aktualisieren

Geänderte Abläufe, neue Stellen oder Tarifänderungen einarbeiten — KI schlägt konkrete Ergänzungen vor.

Neue Stelle ergänzen

Für eine Rolle ohne eigenen Plan: Struktur auf Basis bestehender Pläne übertragen und anpassen.

Willkommen & Erste Woche

Willkommensbrief, Erste-Woche-Checkliste und FAQ auf einen aktuellen, einheitlichen Stand bringen.

DSGVO-Hinweis vor dem Einfügen

Einarbeitungspläne enthalten meist keine Klientendaten — aber prüfen Sie, ob echte Mitarbeiternamen oder persönliche Informationen darin stehen. Wenn ja: Namen durch Rollen ersetzen („Teamleitung“ statt „Frau Müller“), bevor der Plan in die KI eingegeben wird.

Bestehenden Einarbeitungsplan analysieren Ich brauche eine kritische Rückmeldung zu unserem Einarbeitungsplan für [Stelle / Einrichtung]. Wofür: Wir wollen ihn vor der nächsten Neueinstellung überarbeiten. Material: der Plan [einfügen — vorher Namen durch Rollen ersetzen]. Grenzen: nur Hinweise, nicht den ganzen Plan neu schreiben. Fertig ist es, wenn eine Liste zeigt: Was fehlt? Was ist vermutlich veraltet? Wo ist etwas unklar? — jeweils mit einem konkreten Verbesserungsvorschlag.

Einarbeitungsplan für neue Stelle erstellen Ich brauche einen Einarbeitungsplan für eine neue [Stelle, z. B. Beratungsfachkraft / Fachkraft im betreuten Wohnen / Sozialpädagoge für Erziehungsstellen] in unserer [Einrichtung]. Wofür: Die neue Kraft soll nach vier Wochen selbstständig arbeiten können. Material: unsere Besonderheiten [Stichpunkte, optional]. Grenzen: Zuständigkeiten nur als Rollen, keine Namen. Fertig ist es, wenn eine Tabelle für vier Wochen Schwerpunkte, Lernziele, praktische Aufgaben und Zuständige zeigt.

Willkommensbrief für neue Mitarbeiter Ich brauche einen Willkommensbrief für einen neuen Mitarbeiter in unserer [Einrichtung]. Wofür: Er soll sich vom ersten Tag an willkommen fühlen und wissen, was ihn erwartet. Material: Infos für den ersten Tag [Uhrzeit, Ort, Ansprechpartner als Rolle, was mitbringen]. Grenzen: herzlich, aber nicht überschwänglich; die AWO-Grundwerte (Solidarität, Toleranz, Freiheit, Gleichheit, Gerechtigkeit) spürbar machen, ohne sie aufzuzählen. Fertig ist es, wenn der Brief eine halbe Seite lang ist und mit [Ihre Funktion] unterschrieben ist.

Wissen strukturieren

FAQ-Dokumente & Wissensdokumentation

Implizites Wissen aus Köpfen in Dokumente bringen — damit Vertretungen funktionieren und Wissen nicht mit ausscheidenden Mitarbeitern verloren geht.

FAQ für neue Mitarbeiter Ich brauche den Entwurf einer FAQ-Liste für neue Mitarbeiter in einer [Einrichtung, z. B. Schwangerenberatungsstelle / betreutes Wohnen / Familienzentrum]. Wofür: Die Liste soll den ersten Arbeitsmonat erleichtern und Rückfragen im Team reduzieren. Material: [falls vorhanden: bestehende Unterlagen oder typische Fragen aus dem Team einfügen]. Grenzen: allgemeine Antworten; wo es auf unsere Einrichtung ankommt, setze [ERGÄNZEN]. Fertig ist es, wenn 15 Fragen zu Abläufen, Zuständigkeiten, Herausforderungen und Kommunikationswegen kurz beantwortet sind.

Übergabe-Dokument für Vertretungen Ich brauche eine Vorlage für ein Übergabe-Dokument für Leitungskräfte. Wofür: Eine Vertretung soll ohne lange Einarbeitung handlungsfähig sein, z. B. bei Urlaub oder Krankheit. Grenzen: Ansprechpersonen nur als Rollen, keine Namen; keine Falldetails. Fertig ist es, wenn die Vorlage Felder hat für laufende Projekte und Status, wichtige Ansprechpersonen, wiederkehrende Aufgaben nach Kalenderwochen, aktuelle Herausforderungen sowie Zugänge und Ablageorte.

Praxistipp

KI kann den Rahmen erstellen — Ihr Wissen füllt ihn. Oft gilt: Mit KI-Unterstützung entsteht in einer knappen Stunde ein Dokument, für das man sonst einen halben Tag gebraucht hätte. Danach jährlich 10 Minuten zum Aktualisieren.

Weitergedacht: Das KI-Gedächtnis für Ihre Einrichtung

KI erinnert sich nicht an das letzte Gespräch — jede neue Sitzung beginnt von vorne. Die Lösung: ein Steckbrief Ihrer Einrichtung als normales Textdokument (Word geht auch), den Sie einmal anlegen und bei Bedarf aktualisieren. Er enthält alles, was die KI über Ihre Einrichtung wissen soll: Einrichtungsart, Trägerstruktur, Teamaufbau als Rollen, typische Abkürzungen, Besonderheiten — aber keine Namen von Mitarbeitern oder Klienten. Beim Start einer KI-Sitzung einfach einfügen — und die KI kennt sofort Ihren Kontext, ohne dass Sie ihn jedes Mal neu erklären müssen.

Für Fortgeschrittene: Besonders gut lesen KI-Tools das Format Markdown — eine einfache Textdatei mit der Endung .md, in der Überschriften mit # und Listenpunkte mit einem Bindestrich markiert werden. Nötig ist das aber nicht.

So kann ein Steckbrief aussehen

Reiner Text, den jede KI versteht:
Meine Einrichtung
- Einrichtungsart: Schwangerenberatung, 3 Fachkräfte, 2 Außensprechstunden
- Träger: AWO-OPR
- Besonderheiten: ...

Der nächste Schritt: ein eigener Assistent

Die Business-Versionen gängiger KI-Tools erlauben eigene Assistenten, in denen der Steckbrief fest hinterlegt ist — dann entfällt das Einfügen. Ob und welches Tool dafür freigegeben wird, entscheidet das Haus (Modul 07).

Personal entwickeln

Stellenbeschreibungen & Mitarbeitergespräche

Stellenbeschreibung aktualisieren Ich brauche eine überarbeitete Stellenbeschreibung für [Stelle] in unserer Einrichtung. Wofür: Sie dient als Grundlage für [Zweck, z. B. die nächste Ausschreibung / das Mitarbeitergespräch]. Material: die bisherige Fassung [einfügen]. Grenzen: klare Aufgaben und Zuständigkeiten, modern formuliert, die AWO-Grundwerte spiegeln; ergänzte Standardaufgaben als Vorschlag kennzeichnen. Fertig ist es, wenn die Beschreibung auf eine Seite passt.

Mitarbeitergespräch vorbereiten Ich brauche eine Gesprächsstruktur für ein Jahresgespräch mit einem Mitarbeiter, der als [Rolle, z. B. Beratungsfachkraft / Teamleitung im betreuten Wohnen] arbeitet. Wofür: [Gesprächsziele, z. B. Stärken würdigen, Entwicklung besprechen, Ziele für das nächste Jahr vereinbaren]. Grenzen: keine Angaben zur Person, zu Gesundheit oder Leistungsbewertung eingeben — nur die Rolle. Fertig ist es, wenn ein Ablauf mit offenen Fragen steht, die zum Nachdenken anregen.

Team-Supervision vorbereiten Ich brauche Leitfragen für eine Team-Supervision. Wofür: Der Supervisor soll vorab wissen, was das Team beschäftigt, damit die Sitzung gut genutzt wird. Material: unsere Themen in Stichworten [z. B. Belastung durch Wartezeiten, Abgrenzung bei Krisenanrufen, Zusammenarbeit mit dem Jugendamt]. Grenzen: nur Themen — keine Fälle, keine Personen. Fertig ist es, wenn die Themen geordnet sind und 3–5 Leitfragen für die Supervision dastehen.

Konfliktgespräch im Team vorbereiten Ich brauche eine Vorbereitung für ein Gespräch über ein wiederkehrendes Problem im Team. Wofür: Wir wollen eine tragfähige Vereinbarung, ohne dass sich jemand bloßgestellt fühlt. Material: der Sachverhalt allgemein [z. B. Absprachen zur Telefonzeit werden nicht eingehalten]. Grenzen: keine Namen, keine Bewertung von Personen. Fertig ist es, wenn ein Gesprächsablauf, Formulierungen für den Einstieg und für Ich-Botschaften sowie mögliche Vereinbarungen dastehen.

Grenze: Themen ja, Fälle nein

Fallsupervision, Fallbesprechungen und Hilfeplanung gehören nie in ein KI-Tool — auch nicht zur Vorbereitung.

Teamführung mit KI –Einarbeitung, Wissen, Personalgespräche