Das müssen Sie wissen
Die DSGVO stuft bestimmte Daten als „besondere Kategorien“ ein (Art. 9). Für die AWO sind viele davon täglich relevant — und einige weitere Daten sind in der Sozialwirtschaft genauso sensibel, auch wenn sie rechtlich anders geschützt sind.
Informationen über Klienten, Pflegebedürftige, betreute Kinder oder beratene Personen fallen häufig unter Art. 9 DSGVO und fast immer unter die Schweigepflicht. In allgemeine KI-Tools gehören sie nicht — auch nicht anonymisiert, auch nicht in Business-Versionen. Für Übungen und Vorlagen gilt: Fälle erfinden statt echte Fälle anonymisieren.
Diagnosen, Pflegegrade, Medikamente, Erkrankungen, Schwangerschaft — egal ob von Klienten oder Mitarbeitern.
Beratungsanlässe, psychiatrische Diagnosen, Suchtproblematiken — höchste Schutzstufe.
Schwangerschaftskonflikt, Verhütung, sexuelle Orientierung — Art. 9 DSGVO. In der Schwangerenberatung Alltag.
Kein eigener Art.-9-Fall, aber nach der DSGVO besonders schutzwürdig (Erwägungsgrund 38) — in Jugendhilfe, Erziehungsstellen und Familienangeboten zusätzlich durch das SGB VIII geschützt.
Leistungsbezug, finanzielle Situation, Fallnummern — alles, was auf eine Hilfebedürftigkeit schließen lässt. Bei Ämtern durch das SGB X geschützt — die AWO als freier Träger übernimmt diese Pflichten über die Verträge mit Jugendamt und Kostenträgern.
Ethnische Herkunft, Religion, politische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit.
Fingerabdrücke, Gesichts- oder Stimmerkennung sind Art.-9-Daten, wenn sie zur Identifizierung dienen. Fotos sind personenbezogene Daten und verraten oft den Betreuungskontext. Eine vorhandene Foto-Einwilligung (z. B. für die Homepage) gilt nicht für eine KI-Bearbeitung. Fotos von Klienten und Kindern gehören nie in eine KI.
Oft die strengere Regel
Neben der DSGVO gelten in der Sozialwirtschaft weitere Schutzschichten. Für Beratung, Jugendhilfe und Betreuung sind sie häufig sogar entscheidender.
Staatlich anerkannte Sozialarbeiter und Sozialpädagogen, Fachkräfte in Ehe-, Familien-, Erziehungs- und Jugendberatung, in anerkannten Beratungsstellen für Schwangerschaftsfragen sowie Pflegefachkräfte machen sich strafbar, wenn sie anvertraute Geheimnisse unbefugt offenbaren. Die Eingabe in ein KI-Tool ist ein Offenbaren — und beim üblichen Chat-Einsatz unbefugt. Die Schweigepflicht gilt auch für Verwaltungskräfte und alle, die an der Arbeit mitwirken.
Sozialdaten sind bei Ämtern durch das SGB X geschützt; freie Träger übernehmen diese Pflichten über ihre Verträge. In der Kinder- und Jugendhilfe gilt zusätzlich der besondere Vertrauensschutz nach § 65 SGB VIII: Was in persönlicher und erzieherischer Hilfe anvertraut wurde, darf nur in engen Grenzen weitergegeben werden — das gilt über die Vereinbarungen mit dem Jugendamt auch für freie Träger.
In der Schwangerschaftskonfliktberatung können Ratsuchende auf Wunsch anonym bleiben (§ 6 SchKG); für alle Beratungen gilt die Schweigepflicht nach § 203 StGB. Vertraulichkeit ist hier nicht nur Pflicht, sondern die Grundlage des Angebots — schon der Eindruck, Inhalte könnten „in eine KI“ gehen, beschädigt Vertrauen.
Was Ihnen oder Ihrem Team in Beratung, Betreuung oder Hilfeplanung anvertraut wurde, gehört nicht in ein KI-Tool — auch nicht „nur kurz zum Umformulieren“ und auch nicht in eine Business-Version. Ob und wie eine speziell abgesicherte Lösung (z. B. in der Fachsoftware) zulässig ist, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Wenn doch einmal Klienten- oder Personaldaten in ein KI-Tool geraten sind: Chat löschen, Zeitpunkt und Tool notieren und sofort Leitung und Datenschutzbeauftragten informieren. Das Haus muss innerhalb von 72 Stunden prüfen, ob eine Meldung an die Datenschutzaufsicht nötig ist (Art. 33 DSGVO). Wer meldet, handelt richtig — gefährlich wird es erst durch Schweigen.
Praktische Orientierung
Eine klare Übersicht für den AWO-Alltag. Sie gilt nur für KI-Tools, die Ihr Haus freigegeben hat. Im Zweifel gilt: weglassen und den Datenschutzbeauftragten fragen.
| Eingabe in die KI | Ampel | Begründung |
|---|---|---|
| Eigene Entwürfe, Berichte ohne Personenbezug | 🟢 Problemlos | Keine schützenswerten Daten enthalten |
| Strukturierte Stichpunkte zu Projekten und Zahlen | 🟢 Problemlos | Kein Personenbezug — Achtung bei sehr kleinen Zahlen (z. B. nach Ort oder Alter), die auf Einzelpersonen schließen lassen |
| Vorlagen erstellen (ohne echte Namen / Daten) | 🟢 Problemlos | Mustertext ohne reale Personen |
| Erfundene Fälle für Schulungen und Übungen | 🟢 Problemlos | Keinem realen Fall nachgebildet (Abschnitt unten) |
| Anonymisierte echte Fälle | 🟡 Nur nach Rücksprache | Nur mit Datenschutzbeauftragtem — gerade im ländlichen Raum sind Personen schnell wiedererkennbar |
| Namen von Mitarbeitern im Protokoll | 🟡 Mit Vorsicht | Besser durch Rollen ersetzen („Teamleitung“) — auf eine Einwilligung kann man sich im Arbeitsverhältnis kaum stützen |
| Personalangelegenheiten mit Namen oder erkennbarer Person (Krankheit, BEM, Abmahnung, Beurteilung, Bewerbung, Zeugnis) | 🔴 Verboten | Beschäftigtendaten, teils Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO) — nur als Muster ohne Personenbezug |
| Klientenname + Situation / Diagnose | 🔴 Verboten | Art. 9 DSGVO und Schweigepflicht — keine Ausnahmen |
| Gesprächsinhalte aus Beratung oder Hilfeplanung „zum Umformulieren“ | 🔴 Verboten | Anvertraute Inhalte (§ 203 StGB, § 65 SGB VIII) — Details machen Personen oft erkennbar |
| Fallnummer + Pflegegrad + Medikamente | 🔴 Verboten | Kombination macht Person identifizierbar |
| Kind-Name + Entwicklungsstand + Elternprobleme | 🔴 Verboten | Besonders schutzbedürftig: Minderjährige |
| Fotos von Klienten oder Schutzbefohlenen | 🔴 Absolut verboten | Recht am eigenen Bild, Persönlichkeitsrecht, besonderer Schutz von Kindern |
Praktisch umsetzen
Für Schulungen, Übungen und Vorlagen braucht es keine echten Fälle: Lassen Sie die KI einen typischen Fall erfinden. Echte Fälle — auch anonymisiert — gehören nicht in allgemeine KI-Tools. Muss doch einmal ein realer Sachverhalt beschrieben werden (etwa für eine Anfrage an den Datenschutzbeauftragten), helfen diese vier Schritte beim Anonymisieren:
Statt „Frau Müller, 19 Jahre, zweites Kind“ schreiben: „eine junge Ratsuchende“. Statt „Familie Schmidt“ schreiben: „eine betreute Familie“.
Niemals: Initialen + Alter + Einrichtung. Das ist oft noch identifizierbar.Statt spezifischer Diagnosen oder Lebensumstände: „eine junge Erwachsene mit Unterstützungsbedarf im Alltag“ oder „ein Kind mit Entwicklungsbesonderheiten“.
Keine Ortsnamen, Außensprechstunden, Wohngruppen oder Adressen, die auf eine Person schließen lassen.
Fragen Sie sich: Könnte ein Kollege oder Nachbar, der die Situation kennt, die Person erkennen? Wenn ja — noch weiter anonymisieren. Gerade im ländlichen Raum reichen oft schon zwei, drei Details.
Für Ihre Einrichtung
Ob KI erlaubt wird und wie, entscheidet die Geschäftsführung — gemeinsam mit Datenschutzbeauftragtem und Betriebsrat. Eine Vorlage für den Entwurf einer KI-Nutzungsrichtlinie finden Sie in Modul 07.